«La respuesta de las empresas hacia la Reunión Virtual ha sido ejemplar»

JOSÉ GARCÍA LARUELO y PATRICIA CUADRADO, PRESIDENTES DE LOS COMITÉS ORGANIZADOR Y TÉCNICO DE LA REUNIÓN VIRTUAL 2020 DE LA SNE

Textos: Matilde Pelegrí | Fotografías y video: Informagen

ENTREVISTA COMPLETA
La Reunión Anual (RA) de la Sociedad Nuclear Española cuenta con una gran tradición, no solo en España sino en muchos países con presencia de la industria nuclear, y es reconocida como un punto de encuentro de empresas y profesionales.

Como es habitual, en la clausura de la 45ª Reunión Anual, en Vigo, el vicepresidente de la SNE, Héctor Dominguis, anunció la sede de la 46ª, Granada. Así estaba previsto, hasta que la Covid-19 cambió todos los planes y obligó a replantear un congreso presencial en un encuentro virtual.

Al frente del Comité Organizador que debía asumir ese importante cambio ha estado José García Laruelo, y liderando el Comité Técnico, Patricia Cuadrado.

Analizamos con ambos los aspectos más relevantes de la Reunión Virtual 2020 de la SNE.

Para el cambio de formato de un congreso tradicional a uno virtual, redefinimos cada una de las líneas que componen el evento, priorizando la rapidez y la flexibilidad para adaptarse a las condiciones de contorno cambiantes.

La situación de confinamiento provocó la paralización de todos los congresos, lo que obligó a las empresas de ese sector a buscar soluciones tecnológicas adecuadas a la nueva situación. ¿Cuáles fueron las prioridades que se marcó el Comité Organizador para la Reunión Virtual?

José Gª Laruelo. Nuestro primer objetivo fue mantener el compromiso de la SNE hacia sus socios en cuanto a divulgación y punto de encuentro de los profesionales del sector. Como consecuencia, el segundo objetivo principal era crear un evento que mantuviese el contenido del programa técnico, adaptándolo a la nueva normalidad. Por último, debíamos ser capaces de reducir el presupuesto todo lo posible, con el objetivo fundamental de minimizar el esfuerzo económico que deberían realizar las empresas para estar presentes en la Reunión Virtual.

¿Cómo se gestionó el cambio de formato de la edición presencial a la virtual?

JGL. La experiencia adquirida por la Reunión Anual a lo largo de sus 45 ediciones anteriores ha permitido establecer una metodología de trabajo estable y muy bien definida, que facilita el trabajo de los comités en lo relativo a su organización.

El cambio de formato de un congreso tradicional a uno virtual, sin ninguna experiencia previa, ha sido como asomarse a un precipicio. Para ello, y partiendo de una hoja en blanco, redefinimos cada una de las líneas que componen el evento, rompiendo la metodología de trabajo hacia un modelo agile, priorizando la rapidez y la flexibilidad para adaptarse a las condiciones de contorno cambiantes.

Desde mi punto de vista, creo que la experiencia adquirida y el modelo organizativo y de trabajo desarrollado este año pueden aportar mucho valor añadido a futuras ediciones de la Reunión Anual.

¿Cuál ha sido la respuesta de las empresas del sector ante este nuevo planteamiento?

JGL. La respuesta de las empresas hacia la Reunión Virtual ha sido siempre muy positiva, diría incluso que ejemplar. Desde el nacimiento de la idea de un evento virtual hasta la consecución de este, siempre hemos sentido su apoyo. Este punto es muy importante para la organización, más aún considerando los difíciles momentos que han atravesado todas las empresas a lo largo de este año que, a pesar de las incertidumbres del mercado en general, han mantenido el apoyo al congreso.

¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes proporciona un formato virtual frente a un formato presencial?

JGL. En este punto, me gustaría diferenciar entre el programa técnico y el programa social. Si bien el programa técnico se ve claramente beneficiado por el uso de tecnologías streaming, el programa social y el networking se ven penalizados.

Patricia Cuadrado. En efecto, desde la perspectiva del Comité Técnico, el uso del formato streaming nos ha permitido contar con ponentes extranjeros de grandísimo nivel, e incluso contar con representantes de diferentes continentes en una misma sesión. En el caso de la Plenaria 2 sobre la Covid-19, nos permitió abordar el tema teniendo en cuenta las experiencias de diferentes países como Estados Unidos, China, Francia y España. Igualmente, este formato permite la asistencia de congresistas extranjeros o nacionales residentes en otros países, dato que se ha contrastado a través de las métricas obtenidas.

Otro aspecto importante es que es posible disponer de todo el contenido en diferido, lo que permite a los congresistas visualizar todas las sesiones posteriormente. Esto proporciona un gran valor añadido.

El programa técnico es la base de cualquier congreso, y muy especialmente de las Reuniones Anuales. ¿Cómo se planteó el programa en este nuevo escenario?

PC. Este año, con el formato virtual, decidimos mantener las sesiones técnicas y la sesión póster en sus aspectos básicos, teniendo en cuenta que la gran novedad era la transmisión en directo de todas las ponencias. Además, incorporamos la realización de entrevistas desde varios emplazamientos, como la central nuclear de Zorita en la sesión de Desmantelamiento, y la fábrica de ENSA en la sesión de Fusión.

¿Cómo se coordinó la participación de los congresistas que presentaban trabajos, y cómo se garantizó la correcta visualización de todas las ponencias?

PC. Hubo muy buena coordinación con todos los ponentes ya que estaban muy acostumbrados a las plataformas virtuales por la situación que vivimos. Además, se realizaron pruebas de conexión previas a la Reunión Virtual con cada uno de ellos para asegurarnos que todo funcionaba correctamente. Y para las sesiones especiales (plenarias, monográficas y taller) se utilizó una plataforma de streaming. Quiero destacar que el papel de los coordinadores del Comité Técnico y la colaboración de los ponentes han sido fundamentales.

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